De Gemeentelijke Controle-instantie Noordrijn-Westfalen (gpaNRW) heeft de bedevaartsstad Kevelaer de afgelopen maanden onderzocht in het kader van haar periodieke intergemeentelijke controle. De nadruk lag op de financiën, de betalingsafhandeling en invordering, het werk van de bestuursorganen, personeel, organisatie en informatietechnologie, klimaatbescherming en het gemeentelijk crisisbeheer. De resultaten en aanbevelingen werden donderdag in de gemeenteraad gepresenteerd door controleur Stefanie Köster, controleur Tobias Fuß, projectleider Mario Deckers en Michael Esken, voorzitter van de gpaNRW. Ze zijn bedoeld om de bedevaartstad Kevelaer te ondersteunen bij het ook in de toekomst op een economische, rechtszekere en efficiënte manier uitvoeren van haar taken.
De begrotingssituatie vereist consolidatiemaatregelen
De gpaNRW ziet dringende noodzaak tot actie gezien de begrotingssituatie van de bedevaartstad Kevelaer. Terwijl er in de jaren 2019 tot en met 2022 nog positieve jaarresultaten konden worden behaald, vertoonde de stad in de jaren 2023 en 2024 tekorten. Ook de begrotingsplanning voor de jaren tot 2029 gaat uit van tekorten.
Hoewel de eigenvermogenspositie in 2024 in vergelijking met andere gemeenten nog steeds bovengemiddeld was, zouden de verwachte tekorten de compensatiereserve volledig en de algemene reserve vrijwel volledig opslokken. Met de begroting voor 2026 was het daarom noodzakelijk om een begrotingsbeheersingsplan op te stellen. „De gpaNRW ziet een dringende noodzaak voor de bedevaartsstad Kevelaer om haar begrotingssituatie door middel van consolidatiemaatregelen te verbeteren”, verklaart Michael Esken, voorzitter van de gpaNRW.
De rentabiliteit en het kredietbeheer verder versterken
Voor grotere investeringen beveelt gpaNRW aan om bindende waarden vast te stellen voor rendabiliteitsanalyses en daarbij ook systematisch rekening te houden met de vervolgkosten. Aanvullende hulpmiddelen zouden de vakafdelingen kunnen ondersteunen bij investeringsbeslissingen.
Ook op het gebied van kredietbeheer ziet gpaNRW mogelijkheden voor verbetering. Schriftelijke afspraken en een rapportagesysteem gedurende het jaar zouden de transparantie en rechtszekerheid verder kunnen verbeteren.
Betalingsverwerking, tenuitvoerlegging en commissiewerk efficiënt georganiseerd
Volgens de gpaNRW worden de taken op het gebied van betalingsverwerking en invordering op kostenefficiënte wijze uitgevoerd. Er is ruimte voor verbetering wat betreft het aandeel van betalingen via de SEPA-incasso. De bedevaartsstad Kevelaer zou de voordelen van deze methode beter onder de aandacht moeten brengen en het gebruik ervan verder moeten stimuleren.
Ook de structuur van de bestuursorganen van de bedevaartsstad Kevelaer wordt door gpaNRW als onopvallend beoordeeld. In vergelijking met andere gemeenten vonden er in de onderzochte periode aanzienlijk minder vergaderingen plaats. „Dit wijst op een efficiënt en vooruitziend vergaderbeheer“, aldus controleur Tobias Fuß. Daarnaast worden het digitale raadsinformatiesysteem en de volledige naleving van de publicatieverplichtingen volgens de wet ter bestrijding van corruptie positief benadrukt.
Goede uitgangspositie op het gebied van personeel en digitalisering
Op het gebied van personeel, organisatie en informatietechnologie scoort de bedevaartsstad Kevelaer in een intergemeentelijke vergelijking over het algemeen goed. Op personeelsgebied bestaan er al talrijke gestructureerde procedures om de operationele slagkracht op personeelsgebied op lange termijn te waarborgen.
Op organisatorisch vlak maakt het bestuur onder meer gebruik van instrumenten voor het invullen van vacatures, het beoordelen van functies en projectgerichte procesanalyses. De gpaNRW beveelt echter aan om een voor het hele bestuur uniform kader te creëren voor het prioriteren van taken, kwaliteitsdoelstellingen en de systematische documentatie en verdere ontwikkeling van processen. „Juist op het gebied van procesmanagement is er nog aanzienlijk ontwikkelingspotentieel”, aldus controleur Stefanie Köster.
Op het gebied van informatietechnologie en digitalisering is de bedevaartstad Kevelaer volgens de gpaNRW bovengemiddeld goed gepositioneerd. Met name wat betreft de toepassing van kunstmatige intelligentie zijn er al meer maatregelen doorgevoerd dan in veel vergelijkbare gemeenten. De gpaNRW ziet verder potentieel in de standaardisatie van het projectmanagement binnen het IT-servicemanagement.
Het klimaatdoel en de bestaande gebouwen in het oog houden
De bedevaartsstad Kevelaer beschikt sinds 2016 over een geïntegreerd klimaatbeschermingsplan en laat momenteel een klimaataanpassingsplan opstellen. Om de doelstelling van broeikasgasneutraliteit voor de hele stad tegen 2045 te halen, is volgens de gpaNRW een herziening en actualisering van de bestaande maatregelenplanning nodig, met name met het oog op het stedelijk gebouwenbestand.
Projectleider Mario Deckers legt uit: „Volgens een schatting van gpaNRW zou de stad op termijn haar financiële middelen voor haar eigen gebouwenbestand moeten verdubbelen als ze haar doelstelling van een broeikasgasneutraal gebouwenbestand tegen 2045 wil halen.“
Crisisbeheer wordt positief beoordeeld
De gpaNRW beoordeelt ook het gemeentelijk crisisbeheer positief. De bedevaartsstad Kevelaer heeft risico’s geanalyseerd, beoordeeld en geprioriteerd, en voor de belangrijkste risico’s op scenario’s gebaseerde actieplannen ontwikkeld. De medewerkers die zijn aangewezen voor de crisisstaf worden getraind; bovendien vinden er regelmatig oefeningen plaats, deels samen met andere gemeenten. Ervaringen uit inzetten en oefeningen worden gestructureerd geëvalueerd en gebruikt voor de verdere ontwikkeling van het crisisbeheer. „Dit versterkt en consolideert het handelingsvermogen van de ingezette medewerkers en maakt de ontwikkeling van inzetroutines mogelijk“, aldus controleur Tobias Fuß.
Burgemeester Dr. Dominik Pichler zegt over de resultaten van de gpaNRW: „De controle bevestigt dat we op veel gebieden goed en toekomstgericht werk verrichten. Tegelijkertijd maakt het duidelijk dat we de ontwikkeling van onze begroting met grote consequentie moeten begeleiden. De voortzetting van het begrotingsbeheersingsplan is een uitdagende taak, die de politiek en het bestuur ook tijdens de begrotingsbesprekingen van dit jaar weer gezamenlijk en op verantwoorde wijze zullen aanpakken. De aanbevelingen van de gpaNRW bieden ons een goede leidraad om bestaande structuren verder te ontwikkelen, de nodige prioriteiten te stellen en het handelen van de bedevaartsstad Kevelaer op lange termijn te waarborgen.”
Informatie over gpaNRW en het examen
De gpaNRW voert periodiek controles uit bij de gemeenten in Noordrijn-Westfalen. In Kevelaer had de controle betrekking op de volgende gebieden: financiën, betalingsverwerking en invordering, commissiewerk, personeel, organisatie en informatietechnologie, gebouwenbeheer en klimaatbescherming, evenals gemeentelijk crisismanagement.
Het volledige onderzoeksrapport met alle bevindingen en aanbevelingen wordt binnenkort door gpaNRW gepubliceerd op www.gpa.nrw.de.
De gpaNRW maakt deel uit van het staats toezicht van de deelstaat Noordrijn-Westfalen en voert de intergemeentelijke controle uit van gemeenten, districten en andere lokale overheden. De organisatie is gevestigd in Herne.